Cómo dejar un mensaje de voz compatible con HIPAA

Primero lo Primero: ¿Qué es la Información de Salud Protegida?

Probablemente escuches mucho la frase “información de salud protegida” mientras buscas la mejor manera de cumplir con HIPAA. Así que lo primero que debemos hacer es definir exactamente qué significa.

También conocida como PHI (por sus siglas en inglés), la información de salud protegida suele incluir lo siguiente:

• Información con datos identificables que puedan relacionar el estado de salud de una persona con su nombre
• Información incluida en expedientes médicos como diagnósticos, tratamientos, resultados de pruebas médicas y recetas: todo esto se considera PHI. Cuando esta información se almacena o transmite electrónicamente —en una historia clínica electrónica (EHR), un correo electrónico o un mensaje de voz grabado— se denomina información de salud protegida electrónica (ePHI)
• Información demográfica como fecha de nacimiento, género o etnia que pueda servir para identificar al individuo
• Información del paciente protegida por HIPAA que no ha recibido autorización escrita expresa para ser compartida. En algunos casos, una exención firmada puede permitir que un médico revele información a terceros, como abogados

¿Qué Significa Cumplir con HIPAA?

A continuación, debemos preguntarnos qué significa realmente cumplir con HIPAA. HIPAA se refiere a la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud. Esta legislación regula cómo los profesionales y organizaciones de la salud comunican y difunden información. Se aplica a las entidades cubiertas (prestadores de servicios de salud, planes de salud y cámaras de compensación de información sanitaria) y a sus asociados comerciales, y la hace cumplir el Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. (HHS). Con esta ley federal, la privacidad está garantizada para cualquiera que la desee. Esto aplica ya sea que estés usando VoIP, mensajes de texto, fax o simplemente el sistema telefónico de tu consultorio.

En los puntos anteriores, exploramos lo que no se debe decir. No debes proporcionar ninguna información identificable que relacione a un paciente con su historial médico. Pero, ¿qué significa exactamente cumplir con HIPAA a través de un mensaje de voz? Todo se reduce a dos cosas: lo que dices en el mensaje y cómo protege la ePHI el sistema que lo almacena. El HHS permite dejar mensajes en el contestador de un paciente siempre que se respete el estándar del mínimo necesario. Por su parte, la Regla de Seguridad de HIPAA exige salvaguardas técnicas en cualquier sistema que almacene mensajes de voz: controles de acceso (como identificación única de usuario, cierre de sesión automático y procedimientos de acceso de emergencia), controles de auditoría que dejen constancia de quién accedió a cada mensaje, y cifrado.

¿Los Mensajes de Voz de Slybroadcast Cumplen con HIPAA?

En pocas palabras, ¡sí!

Slybroadcast es un servicio de buzón de voz sin timbre compatible con HIPAA que te brinda la seguridad y las garantías necesarias al tratar con pacientes. Al comparar cualquier sistema de buzón de voz compatible con HIPAA, busca cifrado en tránsito (como TLS) y en reposo —o cifrado de extremo a extremo cuando esté disponible—, además de registros de auditoría detallados y un BAA firmado. Si estás buscando más información sobre mensajes de voz compatibles con HIPAA, puedes visitar este enlace.

¿Qué Información No Debe Dejarse en una Contestadora?

Al dejar un mensaje en sistemas de buzón de voz, los profesionales de la salud suelen limitarse a lo básico: quién llama y cómo devolver la llamada. Lo hacen para evitar que otra persona intercepte la información y para proteger la privacidad del paciente. De lo contrario, el profesional de la salud podría ser responsable por una violación de HIPAA. Este tipo de divulgación está entre las filtraciones de datos más evitables del sector de la salud.

¿Qué sí se puede decir en un mensaje de voz compatible con HIPAA? Toda información sensible o médica debe omitirse. En su lugar, se debe proporcionar un número de devolución de llamada, para que cualquier información médica identificable se comunique directamente al devolver la llamada. Por ejemplo, un recordatorio de cita puede incluir el nombre del paciente, el nombre de la consulta y un número de devolución de llamada, pero nunca el motivo de la visita. Lo mismo se aplica a otras formas de comunicación —como los SMS—, que fácilmente podrían ser vistos por alguien que no sea el destinatario.

Los teléfonos inteligentes han introducido algunas complicaciones en el mundo de los sistemas de buzón de voz. Pero cuanto más investigues sobre las regulaciones y reglas de privacidad HIPAA, y sobre lo que no se debe decir, más fácil te resultará saber cómo manejar la información médica. Esta debe mantenerse 100 % privada, sin dejar nada al azar. Por eso importa la formación continua del personal: todas las personas que dejan o escuchan mensajes deben saber qué se considera PHI. Tu propio saludo de buzón también ayuda, pidiendo a quien llame que deje solo su nombre y número. Saber que los medios de comunicación que usas pueden afectar cómo revelas información médica confidencial es fundamental para entender la mejor manera de proceder.

¿Tienes preguntas o necesitas un acuerdo de asociado comercial (BAA)? Escríbenos a support@slybroadcast.com.